1. Solusi Pemesanan Meeting Room Membantu Pengeluaran Anda
Kita sudah tahu bahwa dengan menggunakan sistem pemesanan meeting room membuat proses pemesanan menjadi lebih efisien. Tapi apakah meeting room digunakan sepenuhnya sejak awal? Rata-rata, kami menggunakan meeting room jakarta pusat hanya 29% dari waktu yang ada. Dalam hal uang, itu berarti perusahaan mengeluarkan jumlah yang cukup besar untuk sewa dan tagihan energi untuk aset yang kurang dimanfaatkan. Sistem pemesanan meeting room memberi manajer fasilitas data real-time tentang penggunaan ruangan kapan saja. Ini berarti mereka dapat memahami permintaan meeting room setiap hari. Sementara itu, data okupansi ini bisa menjadi krusial dalam mengoptimalkan ruang. Dalam model kerja hybrid, wawasan ini menunjukkan langkah kaki yang sebenarnya. Misalnya, manajer fasilitas dapat mengonversi meeting room yang tidak terpakai menjadi hot desk dengan data tersebut. Oleh karena itu, sistem pemesanan meeting room memotong biaya yang tidak perlu dan membantu mengelola ruang yang tersedia dengan lebih baik.
2. Mendemokratisasikan Proses Pemesanan Meeting Room
Seringkali karyawan harus menunggu untuk mendapatkan konfirmasi ketersediaan meeting room. Mereka harus menunggu persetujuan manajer mereka. Ini menghasilkan proses yang lama. Sistem pemesanan meeting room memungkinkan karyawan menemukan dan memesan meeting room sesuai permintaan menggunakan aplikasi seluler. Selain itu, aplikasi ini mengurangi beban kerja manajer fasilitas. Sistem pemesanan ruang pertemuan memungkinkan pemesanan menggunakan beberapa metode. Ini termasuk pemesanan berbasis web, pemesanan berbasis aplikasi, reservasi berbasis panel tampilan yang dipasang di setiap ruang, dll.
3. Solusi Pemesanan Meeting Room Mempromosikan Koordinasi Layanan
Rapat bebas glitch membutuhkan staf untuk mengelola unit audio visual, komputer, dan konferensi, bersama dengan reservasi ruangan. Dengan sistem pemesanan meeting room, karyawan tidak lagi harus memesan layanan ini secara terpisah.
Perangkat lunak ini juga menyediakan antarmuka tunggal untuk memilih layanan ini. Ini juga memungkinkan staf untuk mengakses data meeting room dengan mudah. Selain itu, mereka dapat merencanakan pekerjaan mereka seputar pengaturan waktu meeting room. Misalnya, staf kebersihan akan diberitahukan segera setelah rapat berakhir. Ini akan memungkinkan mereka membersihkan ruangan setelah sesi dengan cepat.
4. Menangani Perubahan Jadwal Rapat dan Pembatalan Secara Otomatis
Memperbarui jadwal rapat dan pembatalan adalah proses yang dihindari banyak karyawan karena memakan waktu dan berbelit-belit. Sistem pemesanan meeting room dapat secara otomatis mendeteksi meeting room kosong secara real-time. Perangkat lunak ini mendeteksi ketidakhadiran meeting room dengan memindai meeting room kosong yang tetap kosong setelah waktu habis yang telah ditentukan. Selanjutnya, mereka secara otomatis menandai ruangan ini sebagai tidak tersedia di database.